Dotychczas ustalanie stażu pracy opierało się przede wszystkim na okresach zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza zasadniczą zmianę w tym zakresie.

Do tej pory to właśnie długość zatrudnienia etatowego decydowała o uprawnieniach, takich jak wymiar urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia czy prawo do niektórych świadczeń pracowniczych. Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza zasadniczą zmianę w tym zakresie. Od 2026 r. do ogólnego oraz zakładowego stażu pracy będą wliczane również inne formy aktywności zawodowej, które dotąd pozostawały poza zakresem uprawnień pracowniczych. Do stażu pracy zaliczane będą w szczególności:

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, w tym wykonywania wolnych zawodów czy uczestnictwa w spółkach cywilnych lub jawnych;
• wykonywanie pracy na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia, umowa o świadczenie usług czy umowa agencyjna, pod warunkiem podlegania ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym;
• udokumentowana praca za granicą, niezależnie od miejsca opłacania składek;
• okresy współpracy członków rodziny przy prowadzeniu działalności gospodarczej jako tzw. osoby współpracujące.

Zmiana ta jest odejściem od dotychczasowego modelu, w którym podstawowym kryterium oceny doświadczenia zawodowego była wyłącznie praca wykonywana w ramach stosunku pracy. Nowe regulacje mają na celu lepsze odzwierciedlenie rzeczywistego przebiegu aktywności zawodowej pracowników.

Harmonogram wejścia w życie przepisów

Ustawodawca przewidział zróżnicowany termin wejścia w życie nowych regulacji w zależności od sektora zatrudnienia. W sektorze finansów publicznych przepisy zaczną obowiązywać 1 stycznia 2026 r. Natomiast w sektorze prywatnym wejdą w życie 1 maja 2026 r., czyli pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy. Takie rozwiązanie ma umożliwić pracodawcom odpowiednie przygotowanie organizacyjne do nowych zasad ustalania stażu pracy.

Konsekwencje dla uprawnień pracowniczych

Nowe przepisy mogą w wielu przypadkach prowadzić do natychmiastowego zwiększenia uprawnień pracowniczych. Przykładowo osoba, która przez wiele lat prowadziła działalność gospodarczą, a następnie podjęła pracę na podstawie umowy o pracę, będzie mogła zaliczyć ten okres do stażu pracy. W praktyce oznacza to możliwość szybszego nabycia prawa do 26 dni urlopu, jeśli łączny staż pracy przekroczy 10 lat. Wcześniejsze okresy aktywności zawodowej mogą także wpływać na długość wypowiedzenia oraz dostęp do niektórych świadczeń.

Zmiany obejmują również tzw. staż zakładowy – okres wcześniejszej współpracy z firmą w ramach umów cywilnoprawnych lub działalności gospodarczej może zostać uwzględniony.

W konsekwencji pracodawcy powinni liczyć się z szybszym nabywaniem przez pracowników uprawnień związanych ze stażem, w tym dłuższych okresów wypowiedzenia i wyższych odpraw.

Dokumentowanie stażu pracy

Ustawodawca wskazał, że ciężar udowodnienia okresów wliczanych do stażu pracy spoczywa na pracowniku. Podstawowym źródłem potwierdzenia będą dane zgromadzone przez ZUS, który na wniosek zainteresowanego może wydać stosowne zaświadczenie o okresach podlegania ubezpieczeniom społecznym. W przypadku pracy za granicą dowodem mogą być również inne wiarygodne dokumenty, np. zaświadczenia od pracodawcy lub dokumenty podatkowe. Należy jednak pamiętać, że pełne dane elektroniczne w ZUS są dostępne dopiero od reformy systemu ubezpieczeń społecznych z 1 stycznia 1999 r., dlatego wcześniejsze okresy mogą wymagać przedstawienia dokumentacji archiwalnej.

Zmiany w prawie pracy w 2026 r. będą wymagały od pracodawców odpowiedniego przygotowania organizacyjnego. Warto przeprowadzić audyt dotychczasowych form współpracy oraz sprawdzić, czy pracownicy przed zatrudnieniem na etacie wykonywali pracę w innej formie, np. w ramach działalności gospodarczej lub umów cywilnoprawnych.

Konieczne może być także dostosowanie regulaminów pracy i wynagradzania oraz przygotowanie procedur weryfikacji dokumentów przedstawianych przez pracowników.

Istotny jest również aspekt finansowy – zwiększenie stażu pracy części zatrudnionych może podnieść koszty, m.in. ze względu na wyższy wymiar urlopu, dłuższe okresy wypowiedzenia czy szybsze nabywanie prawa do świadczeń.

Nowelizacja zasad ustalania stażu pracy to istotna zmiana, odchodząca od modelu opartego wyłącznie na zatrudnieniu etatowym i obejmująca szerszy katalog form aktywności zawodowej. Może ona zwiększyć uprawnienia pracowników, jednocześnie stawiając przed pracodawcami nowe wyzwania organizacyjne i finansowe. Kluczowe będzie odpowiednie przygotowanie procedur kadrowych i dostosowanie polityki zatrudnienia do nowych regulacji.

adw. Aleksandra Marcinkowska