Nowe rekomendacje Urzędu Ochrony Danych Osobowych – poradnik dotyczący naruszeń ochrony danych osobowych.

Apteki ogólnodostępne, przetwarzają dane osobowe, co za tym idzie powinny przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO oraz wprowadzić odpowiednie procedury i środki zapobiegawcze w celu zapewnienia bezpieczeństwa tych danych.

Apteki ogólnodostępne, przetwarzają dane osobowe, co za tym idzie powinny przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO oraz wprowadzić odpowiednie procedury i środki zapobiegawcze w celu zapewnienia bezpieczeństwa tych danych.

Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) opublikował w 2025 roku zaktualizowaną wersję poradnika dotyczącego naruszeń ochrony danych osobowych. Nowa edycja uwzględnia najnowsze interpretacje przepisów, orzecznictwo oraz praktyczne wskazówki dla administratorów danych – w tym aptek ogólnodostępnych. Najważniejsze zagadnienia poruszone w poradniku to:

• Procedury reagowania na naruszenia

W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, administrator danych, czyli ich „właściciel” musi niezwłocznie podjąć odpowiednie kroki, aby zminimalizować skutki incydentu. Zgodnie z RODO, każde naruszenie należy zgłosić do organu nadzorczego, czyli UODO, w terminie 72 godzin od momentu wykrycia.

Ważnym elementem jest również informowanie osób, których dane dotyczą, jeśli naruszenie wiąże się z ryzykiem naruszenia ich praw i wolności. UODO podkreśla konieczność opracowania procedur wewnętrznych, które umożliwią szybkie reagowanie na incydenty, w tym przygotowanie odpowiednich formularzy do zgłaszania naruszeń. Administratorzy powinni mieć także plan komunikacji, aby w razie potrzeby szybko poinformować osoby, których dane zostały naruszone, o zaistniałej sytuacji i możliwych krokach ochronnych.

• Praktyczne przykłady i studia przypadków

Poradnik UODO z 2025 roku zawiera wiele przykładów, które pokazują rzeczywiste sytuacje, w których doszło do naruszenia ochrony danych osobowych. Przykłady te obejmują różne scenariusze, takie jak niewłaściwe przechowywanie danych, nieautoryzowany dostęp do danych czy brak odpowiednich zabezpieczeń w systemach IT.

UODO przedstawia te przypadki, aby pokazać, jak ważne jest przestrzeganie przepisów oraz wdrażanie procedur ochrony danych osobowych w codziennej działalności. Dzięki tym przykładom administratorzy mogą lepiej zrozumieć potencjalne zagrożenia i unikać podobnych błędów w przyszłości. Przewiduje się, że na podstawie tych przypadków można wyciągnąć wnioski, które pomogą w doskonaleniu procedur wewnętrznych i zwiększeniu efektywności ochrony danych.

• Wytyczne dotyczące współpracy z organami nadzorczymi

Administratorzy danych muszą wiedzieć, jak właściwie współpracować z organami nadzorczymi, w tym z UODO, w przypadku wykrycia naruszenia ochrony danych osobowych. Zgodnie z poradnikiem, komunikacja z organem nadzorczym powinna być klarowna i szybka, aby umożliwić podjęcie odpowiednich działań zaradczych. W sytuacji, gdy incydent dotyczy dużej liczby osób lub wiąże się z poważnym ryzykiem dla ich praw i wolności, UODO może przeprowadzić własne dochodzenie, co wymaga pełnej współpracy z administratorem danych.

Dodatkowo, UODO wskazuje, że administratorzy powinni posiadać wyznaczone osoby odpowiedzialne za kontakt z organami nadzorczymi oraz być gotowi do udzielenia szczegółowych informacji na temat incydentu. Współpraca z UODO może także obejmować konsultacje w sprawie działań naprawczych, co jest kluczowe w procesie poprawy systemu ochrony danych.

• Rekomendacje dotyczące oceny ryzyka i zapobiegania naruszeniom

W poradniku szczególnie podkreśla się znaczenie przeprowadzania regularnej oceny ryzyka związanego z ochroną danych osobowych. Administratorzy danych powinni systematycznie analizować swoje procedury ochrony danych oraz infrastrukturę IT, aby zidentyfikować potencjalne luki bezpieczeństwa.

Wskazówki zawarte w poradniku sugerują, że każda organizacja, w tym również apteki ogólnodostępne, powinny opracować i wdrożyć strategię zarządzania ryzykiem, uwzględniającą odpowiednie środki zapobiegawcze, takie jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu czy regularne szkolenia pracowników.

Poradnik zaleca również stosowanie tzw. „oceny skutków dla ochrony danych” (DPIA) w przypadku nowych projektów lub przetwarzania danych w sposób, który wiąże się z dużym ryzykiem dla praw osób, których dane dotyczą. Dzięki temu organizacje mogą zidentyfikować ryzyka na wczesnym etapie i podjąć działania zapobiegawcze przed wystąpieniem naruszeń.

Podsumowanie

Te cztery punkty stanowią kluczowe zagadnienia zawarte w poradniku UODO na 2025 rok, pomagając administratorom danych w skuteczniejszym zarządzaniu danymi osobowymi i zapewnieniu zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.

adw. Aleksandra Marcinkowska – w kręgu jej zainteresowań są w szczególności: ochrona danych osobowych oraz prawo farmaceutyczne; doradza spółkom branży medycznej, a także wspiera ich w zakresie compliance.